DATENSILOS – ein unterschätztes Risiko für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, ob Datensilos ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen, haben Sie zweifellos recht. Im folgenden Artikel werden wir zunächst erläutern, was Datensilos sind, wie diese zum Problem für Ihr Unternehmen werden können, um dann zu erfahren, wie sie aufzubrechen sind. Alles, um dann auf einem höheren datengesteuerten Niveau arbeiten zu können.

Beispiel:
Datensilos gibt es überall, so auch beispielsweise in der Gesundheitsbranche. In einem idealen Szenario kann ein Arzt bei jeder ungewöhnlichen Diagnose in den Patientendatenbanken auf der ganzen Welt nachsehen, wie andere Ärzte dieselbe Krankheit erfolgreich behandelt haben.

Doch leider ist das nicht so einfach. Derzeit halten die Krankenhäuser Gesundheitsdaten verschlossen und nutzen sie als Wettbewerbsvorteil. Die Gesundheitsbranche gibt keine nützlichen Daten weiter, um potenzielle Lösungen und Behandlungen voranzutreiben. So wird Innovation gehemmt. Dies wirkt sich negativ auf die Patienten aus. Der Vorteil des gemeinsam genutzten Wissens geht somit verloren.

Der gleiche Effekt tritt in Unternehmen, insbesondere entlang der Supply Chain auf. Um die Parallele zum Krankenhaus-Beispiel zu ziehen: Die an der Supply Chain beteiligten Abteilungen stehen in unserer Metapher für die einzelnen Krankenhäuser. Dort werden Informationen und Daten gesammelt. Leider ist es aber oft so, dass es für den Support z.B. nicht möglich ist, auf das Datensilo der Fertigung zuzugreifen. Ein vom Kunden gemeldeter Fehler oder ein Defekt, der in der Fertigung womöglich schon bekannt ist, ist für den Support evtl. neu. Ähnlich wie im Gesundheitssystem wurden bekannte (Fehler)Diagnosen und ein mögliches Vorgehen nicht direkt kommuniziert. Ursachen und Lösungen des Problems müssen entweder selbst recherchiert oder zeitaufwendig erfragt werden. Durch die in den Abteilungen entstandenen Datensilos geht so wertvolle Zeit verloren. Der bzw. die Leidtragenden sind Endkunden / Patienten. Auf diese wirken sich die schwer zugänglichen Informationen schädlich aus.

Unser Ziel ist es Datensilos aufzubrechen. Um Datensilos aufzubrechen, muss man sie im ersten Schritt identifizieren. Am Ende dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, die Risiken von Datensilos zu erkennen, um sie dann erfolgreich aufzulösen.

Was sind Datensilos?

Datensilos sind Informationsquellen, die sich nur schwer zwischen Systemen und Anwendungen übertragen lassen. Sie können sich vertikal oder horizontal über das gesamte Unternehmen erstrecken und aus verschiedenen Gründen entstehen.
Beispiele woraus Datensilos entstehen können:

  • Kommunikationsprobleme zwischen alten und neuen Systemen
  • Missverständnissen zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen
  • unterschiedliche Speichersysteme
  • Fusionen und Übernahmen neuer Unternehmen mit unterschiedlich konfigurierten Systemen

Für Geschäftsanwender ist es aufgrund von Datensilos, wie sie beispielsweise durch ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) entstehen können, schwierig, auf alle im Unternehmen verfügbaren Daten zuzugreifen und sie zu verstehen. Bei unzureichenden oder fehlerhaften Daten können Datensilos dabei auch zu fehlerhaften Ergebnissen oder Schlussfolgerungen sowie zu einer verzögerten Entscheidungsfindung führen. Erfahrungsgemäß kann das Fehlen einer einzigen Informationsquelle auch Fragen über die Zuverlässigkeit der Daten aufwerfen.
Das Problem bei Datensilos ist, dass niemand schnell alle Informationen abfragen kann. Stattdessen muss auf jedes Datensilo unabhängig voneinander zugegriffen werden. Um sich dann ein Bild der Gesamtlage zu machen, müssen die Ergebnisse anschließend manuell kombiniert werden. Dieses Verfahren ist ineffizient, kostspielig, fehleranfällig und zeitaufwendig.

Frau fertigt ein Reporting an.

Wie entstehen Datensilos?

Lassen Sie uns ein Unternehmen genauer betrachten. Wenn eine Abteilung in Ihrem Unternehmen beispielsweise ein eigenes Redaktionssystem oder ein CRM pflegt und dabei für den eigenen Nutzen Daten sammelt, stehen diese nicht zwangsläufig dem gesamten Unternehmen bzw. allen Beteiligten der Supply Chain zur Verfügung. Durch diesen lückenhaften oder fehlenden Informationsaustausch entstehen dann Datensilos. Wie bereits erwähnt, können sich Datensilos im Laufe der Zeit entwickeln. Obwohl der Begriff Datensilos scheinbar unschuldig und als Wissensspeicher harmlos klingt, behindern sie den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Diese Schwierigkeiten können sich über die komplette Supply Chain hinweg auswirken. Betroffen sind Kunden, Lieferanten oder Partner.

Sehen wir uns einige Gründe für Datensilos an:

Tech Tools – ein Problem für die gemeinsame Nutzung von Daten

In vielen Firmen werden technische Hilfsmittel, Datenverwaltungssysteme und Software unterschiedlichster Art und Weise genutzt, um beispielsweise den Verkauf oder das Marketing zu unterstützen. Dabei werden durch gesammelte Daten und Informationen Prozesse und Abläufe optimiert. Üblicherweise sind diese Datensätze für andere Abteilungen aber nur schwer bzw. gar nicht zugänglich. Das Resultat: Geschlossene Wissensspeicher, also Datensilos. Das Aufkommen von Cloud Computing und Software-as-a-Service hat die Einführung verschiedener technologischer Lösungen in vielen Unternehmen beschleunigt. Die Abteilungen verwenden unterschiedliche Programme und oder Tools zur Unterstützung ihrer Tätigkeiten, z. B. Tabellenkalkulationen, Buchhaltungssoftware oder ein CRM-System. Die meisten dieser Technologielösungen waren nicht dafür gedacht, den Informationsaustausch zu erleichtern, und die gespeicherten Daten werden auf unterschiedliche Weise kontrolliert.

Da also im gesamten Unternehmen zahlreiche Systeme mit unterschiedlicher Software eingesetzt werden, sind die großen Datenmengen, die in den verschiedenen Programmen erfasst werden, nicht miteinander verknüpft. Dies kann den unternehmensweiten Informationsaustausch und die Kommunikation deutlich erschweren.

Weltkarte

Falsch ausgerichtete Kommunikation am Beispiel des Supply Chain Management – sind wir falsch genordet?

Beispiel Supply Chain: In der heutigen Zeit umfasst eine Wertschöpfungskette zahlreiche Abteilungen und Beteiligten. Vom Lieferanten zur Fertigung, Lagerung, Transport bis hin zum Marketing / dem Vertrieb und dem Kunden. Die Herausforderung liegt dabei in einer transparenten und effizienten Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien. Jeder Einzelne hat andere Herausforderungen zu bewältigen, sich an Richtlinien zu halten und Prozesse zu optimieren, um so die gesteckten Ziele zu erfüllen. Dieses Zusammenspiel kann ein wunderbarer Weg sein, um Flexibilität zu garantieren. Die Unterschiede zwischen den Teams in Bezug auf das Sammeln und Speichern der für sie nötigen Informationen, kann aber gleichzeitig zu schwer zugänglichen Datensilos führen, welche es gilt aufzubrechen.

Agiles Arbeiten fördert dabei die Innovation, ist aber ein Hauptgrund für das Entstehen von Datensilos. Führungskräfte finden ihre eigenen Methoden, Anwendungen und unterschiedliche Softwarelösungen. Wichtige Informationen werden oft nicht über das eigene Team hinaus kommuniziert. Infolgedessen entstehen entlang der gesamten Supply Chain eben jene Datensilos, die aufgebrochen werden sollen. Moderne Abteilungen arbeiten oftmals agil. Dauerhaft führt dies meist zu einer Kostenreduktion, sorgt für eine bessere Performance und garantiert eine bessere Zusammenarbeit. Deshalb gilt es, mit der richtigen Software agiles Arbeiten entlang der gesamten Supply Chain zu ermöglichen, ohne dabei das Risiko von Datensilos in Kauf zu nehmen. Ein Beispiel wie das funktionieren kann und warum Databrain Sherlock dabei die Softwarelösung Ihrer Wahl ist, erfahren Sie hier: „Sherlock Use Case: Nachhaltiges Supply Chain Management“, inklusive gratis Whitepaper und Step by Step Leitfaden: Nachhaltiges Supply Chain Management.

Unternehmenskultur – Wunsch nach Kontrolle über Daten

In vielen Unternehmen haben ganze Geschäftsbereiche völlige Autonomie über ihre Entscheidungen, Prozesse und Herausforderungen. Jeder Bereich könnte also doppelt betrachtet werden. Als Teil des Mutterkonzern und als ein Mikrounternehmen, das eigene Ziele zu erfüllen hat und autark agiert. Die Geschäftsbereiche können fast als getrennte Unternehmen mit eigener Leitung und firmeninternen Strukturen betrachtet werden. Auch wenn einige Unternehmen gerade erst dabei sind, eine Arbeitskultur der gemeinsamen Nutzung von Daten und des Wissenstransfers zu entwickeln, haben solche Unternehmensstrukturen bereits zu Datensilos geführt.

Nehmen wir an, die einzelnen Verantwortlichen der Geschäftsbereiche wollen ihre Daten nicht oder nur eingeschränkt dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Sie sorgen sich nicht darum, die Kontrolle oder den Zugang zu den Daten abzugeben, dann kann dies zum Entstehen von Datensilos führen. Ein weiteres häufiges Beispiel: Das Ausscheiden eines Datenverantwortlichen des Unternehmens. In diesem Worst Case Szenario gehen alle Informationen, die dieser Mitarbeiter nicht preisgegeben hat, verloren. Dies beeinträchtigt maßgeblich die künftigen Entscheidungsfindungen des Unternehmens.

Darum sollten Sie Datensilos nicht ignorieren!

Da wir nun wissen, was Datensilos sind und woher sie kommen, kann die Frage beantwortet werden: Stellen Datensilos ein Risiko für Ihr Unternehmen dar? Viele Ursachen für das Entstehen von Datensilos sind schon seit Jahren in den Unternehmen bekannt. Man ist sich der Entstehungsgründe bewusst, über diese wird aber mehr oder weniger absichtlich hinweggesehen. Es wird so lange ignoriert, bis die Beteiligten im Unternehmen das Problem erkennen und Maßnahmen zur Beseitigung ergreifen wollen. Erst dann stellen sich die Fragen: „Ist es möglich, Datensilos aufzulösen?“ „Ist es möglich, sie aufzubrechen?“

Laptops auf einem Tisch.

Wichtig: Je mehr Zeit vergeht, desto gravierender wird das Problem der Datensilos. Je früher man sich damit beschäftigt, Datensilos zugänglich zu machen, desto einfache ist es. Je länger Strukturen bestehen, desto schwerer ist es, diese aufzubrechen oder zu ändern.

3 Wege, wie Datensilos Ihrem Unternehmen schaden können


1.          Eingeschränkte Datensicht

Relevante Daten werden aufgrund von Silos nicht ausgetauscht. Jede Abteilung ist in ihrer Betrachtung durch ihre eigene Sichtweise eingeschränkt. Man könnte sagen, sie tragen Scheuklappen. Ohne eine unternehmensweite Sicht auf die Daten gibt es keine Möglichkeit, Ineffizienzen und Daten zu finden, die bei der Entscheidungsfindung helfen.

2.          Risiko der Datenintegrität

Inkonsistenzen entstehen, wenn Informationen nicht unternehmensweit gemeinsam genutzt werden und dieselben Informationen in verschiedenen Datenbanken gespeichert sind. Wenn jemand nach Informationen sucht, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Informationen mit zunehmender Reife weniger genau und damit weniger nützlich werden. Außerdem ist der manuelle Aufwand, sich die benötigten Informationen zu beschaffen, um ein vielfaches fehleranfälliger.  

3.          Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit

Silos werden durch die Unternehmenskultur gebildet, und Silos verstärken diese Kultur. Die Zusammenarbeit wird von datengesteuerten Unternehmen als ein starkes Instrument für die Entdeckung und Nutzung neuer Erkenntnisse angesehen. Die Abteilungen benötigen einen Mechanismus, um ihre Daten zu kommunizieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit wird beeinträchtigt, wenn die gemeinsame Nutzung von Daten schwierig oder unmöglich ist.

Wie können Datensilos aufgebrochen werden?

Datensilos hemmen die Produktivität, verhindern Einblicke und behindern die Zusammenarbeit. Wenn Daten jedoch zentralisiert und für die Analyse optimiert werden, werden Silos überflüssig. Die Cloud wurde optimiert, um eine Zentralisierung zu ermöglichen. Darum hat Fischer Information Technology Sherlock entwickelt. Eine Informationsplattform, die für kleine, mittlere und große Unternehmen in verschiedenen Branchen geeignet ist und bereits erfolgreich eingesetzt wird um Datensilos aufzubrechen. Sherlock ermöglicht es Ihrem Unternehmen über die RestAPI, Ihre Daten aus verschiedenen Datenquellen in der Cloud zu konsolidieren und zu integrieren. Sherlock-Kunden gelingt es so, ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen, indem sie Datensilos aufbrechen und Daten für interne und externe Stakeholder in einer nutzerorientierten Oberfläche zur Verfügung stellen. Neugierig geworden? Sehr gut! Mehr Informationen zu Databrain Sherlock finden Sie auf unserer Website.

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