DIN EN 82079-1 & die neue Fassung der Norm – Das Redaktionssystem TIM als Retter in der Not!

Wenn ich ein Produkt international verkaufen möchte, muss ich wissen, welche Normen, Richtlinien, Gesetze oder auch Rechtsverordnungen eingehalten werden müssen. Denn Normen (wie z.B. die DIN EN 82079-1) schaffen Klarheit über die Eigenschaften eines Produktes und dämmen daher auch Auseinandersetzungen über die Qualität von Produkten ein. Normen als weltweite Sprache der Technik erleichtern den freien Warenverkehr und fördern den Export: Europäische Normen öffnen den Binnenmarkt, globale Normen den Weltmarkt.

Was ist die DIN EN 82079-1?

Um die DIN EN 82079-1 zu erklären, muss man wissen, dass die IEC 82079 als die „Mutter aller Normen“ für die Technische Dokumentation gilt. In dieser Norm sind allgemeine Prinzipien und detaillierte Anforderungen an den Entwurf und die Formulierung aller Arten von Anleitungen zusammengestellt, die für die Nutzer von Produkten aller Art hilfreich sind.

In ihr sind folgende Inhalte enthalten:

  • Zusammenstellung welcher Inhalt in der Anleitung sein muss (Transport, Lagerung, Inbetriebnahme, Fehleranzeigen, Instandhaltung, Zusatzteile, Entsorgung usw.)
  • Eine Hilfestellung zur Minimierung von Risiken
  • Eine Auflistung, was bei den unterschiedlichen Zielgruppen zu berücksichtigen ist
  • Spezielle Vorsorgemaßnahmen, die beachtet werden sollten
  • Überlegungen zum Wesen der Anleitung (Haltbarkeit, Verfügbarkeit, Nutzerschulung)
  • Angaben, wie die Warn- und Sicherheitshinweise sein müssen
  • Informationen zur Verwendung der Farben
  • Informationen zur Tabellenverwendung
  • Checklisten
    • zur Konformität
    • für die Wirksamkeit der Kommunikation
    • zur Planung der Vorbereitung einer Anleitung

Neben der IEC 82079 ist die Maschinenrichtlinie für viele sehr wichtig. Die Maschinenrichtlinie regelt ein einheitliches Schutzniveau zur Unfallverhütung für Maschinen und unvollständige Maschinen beim Inverkehrbringen innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) sowie der Schweiz und der Türkei. Allgemein bekannt ist z.B., dass Maschinen ohne Dokumentation nicht ausgeliefert werden dürfen.

Welche Infos findet man noch in ihr?

  • Anwendungsbereich der Maschinenrichtlinie
  • Informationen wie eine Bedienungsanleitung für eine Maschine erstellt werden soll
  • Welche technischen Unterlagen einer Maschine beiliegen sollten
  • Welche Konsequenzen folgen wenn die Unterlagen nicht auf Anfrage vorgelegt werden können
  • Informationen zum Konformitätsbewertungsverfahren für Maschinen
  • Alle Informationen zur CE-Kennzeichnung
  • Alle Informationen zum Inverkehrbringen und Inbetriebnahme einer Maschine
  • Grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen für Konstruktion und Bau von Maschinen
  • Zusätzliche grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen an bestimmte Maschinengattungen
  • Zusätzliche grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen an bestimmte Maschinengattungen zur Ausschaltung der Gefährdung, die von der Beweglichkeit von Maschinen ausgehen
  • Zusätzliche grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen an bestimmte Maschinengattungen zur Ausschaltung der durch Hebevorgängen bedingten Gefährdungen
  • Zusätzliche grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen an Maschinen, die zum Einsatz unter Tage bestimmt sind
  • Zusätzliche grundlegende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen an Maschinen, von denen durch das Heben von Personen bedingte Gefährdungen ausgehen
 DIN EN 82079 1

Die neue Fassung der Norm und welchen Schwerpunkt diese hat

Beide Richtlinien werden aktuell überarbeitet und wir beobachten gespannt, in welche Richtung die Entwicklung geht, insbesondere dahingehend, inwieweit die papierlose Dokumentation ausreichend sein wird. Denn der Verzicht auf Papier spart einerseits Ressourcen und andererseits auch konkret Kosten bei den Herstellern.

Die aktuelle Überarbeitung der Maschinenrichtlinie sieht z.B. in Anhang III, Punkt 1.7.4 vor, dass die Dokumentation nur noch dann in Papierform zur Verfügung gestellt werden muss, wenn der Kunde dies ausdrücklich wünscht. Und die Kunden selbst sind es schon lange gewöhnt, bei Problemen einfach das Smartphone in die Hand zu nehmen und anhand von ein paar Stichworten die Suche nach der passenden Information zu suchen. Sollten sich die Richtlinien ändern, käme dies dem Nutzerverhalten entgegen.

Die neue Fassung der IEC 82079 stellt z.B. dahingegen Stichworte in den Mittelpunkt:

  • Zielgruppenorientierung – die Information muss durch die Zielgruppe nutzbar und für sie relevant sein.
  • Minimalismus – der Zielgruppe sollen nur die gerade relevanten Information zur Verfügung gestellt werden.
  • Verständlichkeit – die Information soll passend zum jeweiligen Nutzungskontext zur Verfügung gestellt werden, Videos und Animationen helfen dem Nutzer dabei zusätzlich, die Information besser zu verstehen.

Das Redaktionssystem TIM und DIN EN 82079-1 

Wenn ich diese Anforderungen konkret umsetzen möchte, komme ich um die digitale Vermittlung der Dokumentation eigentlich nicht mehr drum herum. Vor allem, wenn es um den Minimalismus geht, sind lange, alles umfassende PDFs nicht mehr zeitgemäß.

Die gute Nachricht: Unser Redaktionssystem TIM arbeitet schon lange nach dem Prinzip, die Dokumentation so in einzelne Bausteine zu zerlegen, dass jeder Baustein eine spezifische Frage beantwortet.  Somit ist der Grundstein für eine neue Informationsvermittlung bereits gelegt. Denn diese Bausteine können ganz einfach in unser Content Delivery Portal ausgespielt werden. Die direkte Schnittstelle zu TIM sorgt dafür, dass die Informationen immer aktuell sind.

Und Ihre Nutzer können nun ganz einfach anhand von Stichworte oder einer ganzen Frage die richtige Antwort erhalten. Weiß der Nutzer nicht genau, wonach er sucht, können Sie ihn außerdem mit intelligenten Navigationsstrukturen und Synonymsuche zur richtigen Information führen.

Wer sich noch kein Content Delivery Portal leisten möchte, der kann unsere HTML5 WebApp in seine Website einbinden. Auch diese verfügt über eine Suchfunktion. Und selbstverständlich können beide Animationen, 3D-Grafiken oder Videos für eine noch anschaulichere Vermittlung der Information anzeigen. Um den einfachen Zugang zur digitalen Information zu gewährleisten, können Sie direkt in TIM QR Codes erzeugen, die auf die passende Dokumentation verweisen und auf Ihr Produkt oder die Verpackung draufdrucken.

Ach ja, und selbstverständlich können Sie auch weiterhin wie gewohnt PDFs aus TIM ausleiten.

Weitere Vorteile die TIM mit sich bringt:

Sprache und Übersetzung
Die TIM Autorenunterstützung sorgt für korrekte Rechtschreibung, Grammatik & Terminologie. Die Wiederverwendung von Inhalten fängt durch die integrierte Authoting Memory Funktion schon auf kleinster Ebene an. Beim Schreiben eines Satzes erkennt das System, dass ein ähnlicher Satz bereits geschrieben wurde.
Das integrierte Übersetzungsmanagement unterstützt bei der Übersetzung in alle möglichen Sprachen. Das System weiß, welche Inhalte neu sind und spielt auch nur diese zur Übersetzung aus.

Produkt- und Publikationsinformationen; Adressinformationen
Jedes Dokument und jeder Informationsbaustein in TIM hat eine eigene ID-Nummer. Auch Publikationsdaten und Versionsnummern werden vom System automatisch getrackt und gespeichert. So können Sie alle Revisionsstände jederzeit nachvollziehen.

Inhalt orientiert an Lebensphasen
TIM kann alle geforderten Inhalte (beispielsweise Konformitätserklärungen, Sicherheitshinweise, Wartungspläne, Fehler Codes, Diagnoseabläufe, Reparaturanweisungen, Schaltpläne u.v.m.) können in TIM erstellt oder in die Struktur des Dokuments eingebunden werden.
Konformitätserklärung

Risikobeurteilung

Sicherheitshinweise und Warnhinweise

Inhaltliche Konsistenz und Qualität

Erstellungsprozess und zentrale Organisation

Lieferantendokumentation

Dokumentation für die USA

Typographie und Layout

Informationsbereitstellung und Medien

Zielgruppe

Validierung, Prozessmanagement und Dokumentenmanagement

So gesehen können Sie mit TIM eigentlich nichts falsch machen. Denn neben der Art und Weise der Publikation – Print oder digital – deckt TIM auch viele weitere Themen ab.

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