Vermeiden Sie fünf häufige Fehlerquellen bei der Einführung eines Redaktionssystems

Die Einführung eines Redaktionssystems ist eine wesentlich vielfältigere Aufgabe als es vielleicht auf den ersten Blick erscheinen mag. Ziel der Einführung ist in der Regel eine Optimierung und Verschlankung der Redaktionsprozesse, allgemeine Kosteneinsparungen und das schnellere Reagieren auf Kundenanfragen. Damit Sie diese Ziele auch erreichen, gilt es konsequent Stolperfallen zu umgehen und das Redaktionssystem vom Start weg nachhaltig zu implementieren.

Oft werden hier wichtige Schritte übergangen, wodurch es später zu umfangreichen Nacharbeiten kommen kann. In den nachfolgenden Punkten stellen wir Ihnen die Fehlerquellen vor, welche uns bei der täglichen Arbeit am häufigsten Begegnen.

1. Redaktionssysteme gehören in die Technische Redaktion

Ein Redaktionssystem betrifft nicht nur die Technische Redaktion. Auch andere Abteilungen im Unternehmen, wie Konstruktion oder Marketing, können und wollen mit dem System arbeiten und von den Vorteilen und Funktionen profitieren. Wie Sie ein Redaktionssystem optimal im Gesamtunternehmen verankern, erfahren Sie nur, wenn sie die jeweiligen Abteilungen von Anfang an mit ins Boot nehmen.

Auch wenn die jeweiligen Abteilungen nicht vom Start weg aktiv im Redaktionssystem arbeiten, müssen jedoch die jeweiligen Anforderungen mitbetrachtet und vor allem mit aufgenommen werden. Unter Umständen müssen die Prozesse, die initial definiert werden, schon Teile dieser Anforderungen mitberücksichtigen. Ungeplante Umstrukturierungen sind schnell aufwendig, lästig und teuer, weswegen Sie diese Stolperfalle von Anfang an mit einer ausführlichen Spezifikationsphase umgehen können.

2. Alte Prozesse per “lift & shift” in die neue Umgebung

Dieser Punkt ist fast schon keine Stolperfalle mehr, sondern vielmehr ein Trugschluss. Auch wenn Ihre Prozesse sich jahre- oder jahrzehntelang in der Technischen Redaktion bewährt haben, werden sie sich, zu einem nicht unerheblichen Teil, mit der Einführung eines Redaktionssystems ändern. Ein rüberheben der „alten“ Prozesse und die daraus resultierenden Anpassungen im Redaktionssystem, führt zu ungeplanten Kosten, welche absolut vermeidbar sind.

Im Wesentlichen knüpfen wir hier an die Erkenntnisse aus dem vorherigen Punkt an: eine ausführliche Spezifikationsphase, gepaart mit einem intensiven Austausch mit dem Hersteller, lässt oftmals neue Blickwinkel auf die eigenen Prozesse zu. Hier zeigt sich, dass die alten Prozesse im neuen Gewand zwar umgewöhnungsbedürftig sind, aber innerhalb des Redaktionssystems schneller und besser zu den versprochenen Vorteilen führen.

Natürlich müssen Sie nicht alle Prozesse blind an das Redaktionssystem anpassen, aber es wird sich langfristig auszahlen, den geänderten Blickwinkel von Anfang an zuzulassen und neutral zu bewerten.

3. Ein Redaktionssystem löst automatisch alle Probleme

„Wir führen jetzt ein Redaktionssystem ein und dann arbeiten wir strukturiert und sparen viel Zeit und Geld. Dafür ist es schließlich da.“ Kein Originalzitat, aber so ähnlich liest es sich in vielen Ausschreibungsdokumenten zwischen den Zeilen. Frei nach dem Motto „Viel hilft viel“ macht es den Eindruck, als würden alle Vorteile der einzelnen Features untereinandergeschrieben und in Summe zu einen Vorteilskatalog werden, welcher kurz nach der Bestellung so eintritt.

Was passiert aber in Wirklichkeit? Sie bauen sich ein mit Features überladenes Redaktionssystem und haben im schlimmsten Fall nicht zu jedem der Features überhaupt einen Bedarf. So werden schnell Prozesse definiert, die es vorher gar nicht gab, einfach nur weil das Feature jetzt da ist. Die Folge können sowohl ungeplante Kosten als auch eine wenig zufriedenstellende Prozesslandschaft sein, welche alles mit sich bring nur nicht die Vorteile aus dem Vorteilskatalog. So wandert das System, von dem sich Einsparungen und Optimierungen versprochen wurden, schnell auf die Liste mit künftigen Einsparungen.

4. Planungsfehler bei der Transformation der Prozesse

Wenn alle neuen Prozesse im Redaktionssystem geplant bzw. die bisherigen Prozesse so umstrukturiert wurden, dass sie auch im neuen Umfeld funktionieren können, gilt es diese auch entsprechend umzusetzen. Auch dieser Schritt muss demzufolge geplant werden.

Schritt für Schritt lautet hier die Devise. Dies bedeutet auch, dass am Anfang wahrscheinlich erstmal zwei Arbeitsweisen parallel existieren, zum einen die bisherige Arbeitsweise, um das Tagesgeschäft abzuwickeln, und zum anderen das Redaktionssystem, welches parallel mit ersten Dokumenten- und Informationssammlungen gefüttert wird.

So gelingt es Ihnen ohne Mehraufwand, Extrarunden und Zusatzkosten die Implementierung des Redaktionssystems abzuschließen und die bisherige Arbeitsweise komplett abzulösen.

5. Redaktionsleitfaden? Brauchen wir mit Redaktionssystem nicht mehr.

Neue alte Prozesse im neuen Gewand – jetzt kann eigentlich nichts mehr schief geht. Ganz so einfach ist es am Ende dann auch nicht. Den Aufwand, den Sie in die Definition und Transformation Ihrer Prozesse gesteckt haben, soll nicht vergeblich gewesen sein, weil nicht nachhaltig danach gearbeitet wird.

Hier kommt das Thema Redaktionsleitfaden ins Spiel. Dieses Dokument hat in der „alten Welt“ mit ziemlich großer Wahrscheinlichkeit nicht funktioniert, wird aber in der „neuen Welt“ zu einem zentralen und wichtigen Punkt.

Die Prozesse, Features und Mitarbeiter werden sich ändern und stetig weiterentwickeln. Dazu bedarf es aber einem gemeinsamen Werk, welches alle Prozesse und zugehörigen Schritte dokumentiert und erklärt. Der Redaktionsleifaden bildet umgekehrt auch die Möglichkeit, dass sich neue Mitarbeiter oder mögliche Dienstleister schnell einen Überblick über Ihre Philosophie und Ihre Arbeitsweise verschaffen können. Dies spart wertvolle Zeit im täglichen Arbeiten.

Für uns sind diese Fehlerquellen nichts neues. Mit unserem vielfältigen Seminarangebot unterstützen wir Sie vor, während und nach der Einführungsphase, um eben diese Fehlerquellen zu vermeiden und schnellstmöglich zum gewünschten Erfolg zu kommen. Zögern Sie nicht uns anzusprechen, auch wenn Sie noch kein Kunde bei uns sind!

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